Niezapłacona faktura to nie sprawa “dla prawnika od dużych spraw” — to procedura, którą w większości przypadków możesz przeprowadzić sam, za kilkaset złotych, w dużej części online. Kolejność działań ma jednak znaczenie: dobrze poprowadzona windykacja trwa tygodnie, źle poprowadzona — kwartały.

Zanim wyślesz cokolwiek: policz, co Ci się należy

Od dnia następującego po terminie płatności naliczasz odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych — obecnie kilkanaście procent w skali roku (stopa referencyjna NBP + 10 punktów procentowych dla większości dłużników). Nie musisz ich zapowiadać ani wzywać do ich zapłaty — należą się z mocy ustawy.

Do tego dochodzi rekompensata za koszty odzyskiwania należności, również z mocy ustawy, bez wezwania:

  • 40 euro — przy należności do 5 000 zł
  • 70 euro — od 5 000 do 50 000 zł
  • 100 euro — powyżej 50 000 zł

Rekompensata przysługuje od każdej niezapłaconej w terminie faktury osobno. Przy dziesięciu przeterminowanych fakturach po 2 000 zł to 400 euro — niezależnie od odsetek.

Krok 1: wezwanie do zapłaty

Formalnie pozew można złożyć bez wezwania, ale KPC wymaga wykazania próby polubownego rozwiązania sporu, a wezwanie stawia dłużnika w gorszej pozycji procesowej. Skuteczne wezwanie zawiera:

  • dokładne oznaczenie wierzytelności (numery faktur, kwoty, terminy płatności),
  • naliczone odsetki i rekompensatę,
  • termin zapłaty (zwyczajowo 7 dni) i numer konta,
  • zapowiedź skierowania sprawy do sądu oraz wpisu do biura informacji gospodarczej (BIG/KRD) — ta ostatnia zapowiedź, po spełnieniu ustawowych warunków, bywa skuteczniejsza niż groźba sądu.

Wyślij listem poleconym za potwierdzeniem odbioru i mailem. Dłużnik, który dostaje profesjonalnie policzone wezwanie, wie, że nie blefujesz.

Nie negocjuj ratalnie bez zabezpieczenia. Jeśli dłużnik prosi o raty — podpisz ugodę z uznaniem długu (najlepiej z poddaniem się egzekucji z art. 777 KPC u notariusza). Uznanie długu przerywa bieg przedawnienia i zamyka dłużnikowi drogę do kwestionowania roszczenia w sądzie.

Krok 2: pozew w EPU — sąd przez internet

Jeśli wezwanie nie zadziałało, najszybszą drogą dla bezspornych faktur jest elektroniczne postępowanie upominawcze (e-sąd, www.e-sad.gov.pl):

  1. Zakładasz konto i wypełniasz pozew online — bez załączania dowodów, tylko je opisujesz (numery faktur, umowa).
  2. Opłata sądowa: 1,25% wartości przedmiotu sporu, minimum 30 zł — czterokrotnie mniej niż w postępowaniu zwykłym.
  3. Referendarz wydaje nakaz zapłaty zwykle w ciągu kilku tygodni.
  4. Dłużnik ma 14 dni na sprzeciw. Brak sprzeciwu = prawomocny nakaz, któremu sąd nadaje klauzulę wykonalności — i możesz iść do komornika.

Jeśli dłużnik złoży sprzeciw, sprawa trafia do sądu właściwości ogólnej i toczy się normalnie — ale w praktyce większość nakazów z EPU uprawomocnia się bez sprzeciwu, bo dłużnicy wiedzą, że faktura, umowa i korespondencja to dowody trudne do obalenia.

Krok 3: komornik

Z prawomocnym nakazem i klauzulą składasz wniosek egzekucyjny do wybranego komornika. We wniosku wskaż wszystko, co wiesz o majątku dłużnika: rachunki bankowe (komornik znajdzie je przez system OGNIVO), wierzytelności u kontrahentów, pojazdy, nieruchomości. Opłatę egzekucyjną (10% wyegzekwowanej kwoty) ponosi dłużnik.

Pilnuj przedawnienia

Roszczenia z działalności gospodarczej przedawniają się co do zasady po 3 latach, ze skutkiem na koniec roku kalendarzowego. Roszczenia ze sprzedaży w zakresie działalności przedsiębiorstwa — po 2 latach. Wniesienie pozwu, zawezwanie do próby ugodowej albo uznanie długu przerywają bieg przedawnienia. Faktura z grudnia 2024 o 2-letnim terminie przedawni się więc 31 grudnia 2026 — jeśli nic z nią nie zrobisz.

Kiedy jednak warto oddać sprawę prawnikowi

Sporna jakość usługi lub dzieła, potrącenia wzajemne, dłużnik w restrukturyzacji albo upadłości, kwoty od kilkudziesięciu tysięcy wzwyż — w tych sytuacjach samodzielne EPU może zaszkodzić (np. przez niewłaściwe sformułowanie roszczenia). Koszt zastępstwa procesowego w większości spraw i tak pokryje przegrany.

Podstawa prawna

  • Ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. 2013 poz. 403 z późn. zm.), art. 7 (odsetki), art. 10 (rekompensata 40/70/100 euro)
  • Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. — Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. 1964 nr 43 poz. 296 z późn. zm.), art. 505^28–505^39 (elektroniczne postępowanie upominawcze), art. 777 § 1 pkt 5 (poddanie się egzekucji)
  • Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. — Kodeks cywilny (Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93 z późn. zm.), art. 118 (przedawnienie), art. 123 (przerwanie biegu), art. 554 (sprzedaż — 2 lata)